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Simplifier et digitaliser le parcours

Forte de près de 2800 bénévoles et de milliers d’organisateurs d’événements à travers toute la France, l’AFM Téléthon est une association engagée depuis 1958 dans le combat contre les maladies génétiques rares. Sa règle d’or est rigueur et efficacité. C’est également dans cet état d’esprit que WeSpark a accompagné l’AFM Téléthon pendant 4 mois afin d’améliorer et digitaliser le parcours et l’expérience des bénévoles et des organisateurs. Avec sa méthode inclusive, WeSpark a recherché avec tous les acteurs de terrain une simplification de leurs démarches à l’horizon 2022.

Ameliorer et digitaliser le parcours AFM Telethon We Spark

L’AFM Téléthon, une association fondée sur un engagement solidaire national.

  • 2800 bénévoles
    • répartis en 150 coordinations dans la France entière
    • organisés en 68 délégations départementales
    • des milliers d’organisateurs (particuliers, entreprises, clubs sportifs, associations, collectivités, scolaires et universitaires).

Simplifier et digitaliser le parcours bénévole/organisateur : la mission de WeSpark

Le principal enjeu fut d’améliorer l’expérience des bénévoles et des organisateurs dans leur implication au sein de l’AFM Téléthon. Les échanges ont permis aux consultants de WeSpark de déterminer trois leviers de remédiation :

  • Objectif 1 : simplification des méthodes et process
  • Objectif 2 : contribution collective des différents acteurs (bénévoles et organisateurs) à la réflexion
  • Objectif 3 : amélioration et digitalisation des Parcours FORCE.T

Un dispositif d’accompagnement en 4 étapes.

Le dispositif d’accompagnement de WeSpark auprès de l’AFM Téléthon s’est articulé en 4 étapes :

  • Comprendre : des équipes transversales ont été réunies sur des ateliers lors de différentes  journées afin d’élaborer la cartographie du Système d’Information et les parcours type.
  • Explorer : des animations en ateliers regroupant des bénévoles et des organisateurs ont permis de recueillir les expériences vécues et d’identifier les points d’amélioration tout au long du parcours en effet miroir entre ces deux acteurs clefs des animations partout en France
  • Définir : la restitution synthétique des ateliers auprès de la direction de l’AFM Téléthon et la recommandation d’une feuille de route de progrès avec l’apport digital.

WeSpark a proposé dans ce dispositif d’accompagnement des livrables à chaque étape afin de garantir une mise en pratique concrète et effective à l’issue des temps de concertation avec l’AFM Téléthon. En effet, l’ADN de WeSpark est d’impulser au sein des entreprises un esprit de co-construction et d’implication de tous les acteurs et à toutes les échelles. Ainsi L’AFM Téléthon peut viser à simplifier et digitaliser son parcours.

Une méthodologie inclusive et participative.

La force de cet accompagnement s’est appuyée sur les rencontres avec 31 coordinations et une centaine de participants avec des organisateurs ciblés en 8 lieux partout en France.

La couverture géographique nationale et le lien direct avec de nombreux acteurs de terrain ont permis de dégager aussi bien les parcours vécus par des bénévoles que les expériences globales des organisateurs et des coordinateurs étape par étape.

Ce travail collaboratif a abouti à identifier les points d’enchantement et de remédiation et de rendre tangibles les réalités du terrain. Chaque acteur est ainsi devenu un maillon essentiel de la démarche globale d’accompagnement impulsée par WeSpark. Cette méthodologie permet à WeSpark de proposer des recommandations stratégiques réalistes et performantes.

Recommandations pour simplifier et digitaliser le parcours

L’accompagnement proposé par WeSpark auprès de l’AFM Téléthon a dégagé 3 piliers de réussite avec à la mise en œuvre  :

  • d’une base de données et Système d’information
  • d’un parcours amélioré et modernisé
  • d’un accompagnement au changement

WeSpark, le créateur d’étincelle, a toujours à cœur de mettre à disposition l’expertise de ses consultants pour faire émerger les potentiels et les opportunités inhérents à chacun de ses clients. Ainsi le projet de l’AFM Téléthon propose plusieurs axes de réussite :

  • gagner en efficacité pour une coordination,
  • gagner en attractivité pour les organisateurs d’événements Téléthon,
  • structurer des données exploitables.

La plus-value de cette expertise fut également de proposer différents scénarii stratégiques afin que l’association puisse se projeter et être partie prenante dans l’élaboration de son développement. Dans cette optique, deux scenarii ont été conçus par les consultants de WeSpark intitulé « déploiement Client » et « « Full Web » se projetant tous deux sur des jalons répartis sur deux années. Ainsi WeSpark s’inscrit dans une stratégie de développement co-construite et en adéquation avec la volonté de l’AFM Téléthon de s’adapter à la digitalisation de la société.

Se rendre sur le site de l’AFM Téléthon

Les chiffres clefs du projet

8
journées partout en France

+100
bénévoles et organisateurs en ateliers

31
coordinations ont participé